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Version 1, 30.11.2023
Hinweisgeberrichtlinie
der
Firma
WALTHER
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Version 1, 30.11.2023
Stand November 2023
INHALTSVERZEICHNIS
I. Ziele und Geltungsbereich ............................................................. 4
1.1 Ziele ...................................................................................................................... 4
1.2 Geltungsbereich .................................................................................................... 4
II. Begriffsbestimmungen ................................................................ 4
2.1 Verstöße ................................................................................................................ 4
2.2 Hinweise ................................................................................................................ 5
2.3 Hinweisgeber......................................................................................................... 5
2.4 Meldestelle ............................................................................................................ 5
2.5 Meldekanäle .......................................................................................................... 5
III. Ablauf der Untersuchung ............................................................ 5
IV. Schutz vor Repressalien ............................................................. 7
V. Bekanntgabe und Inkrafttreten .................................................... 7
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Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird an manchen Stellen dieses Dokuments auf die
gleichzeitige Verwendung aller geschlechtlichen Sprachformen verzichtet. Sämtliche
Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für allerlei Geschlecht.
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I. Ziele und Geltungsbereich
1.1 Ziele
Diese Richtlinie dient der rechtskonformen Umsetzung des am 2. Juli 2023 in Kraft getretenen
Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Sie beschreibt die bei Walther umgesetzten
Maßnahmen, die sicherstellen, dass eine hinweisgebende Person (Hinweisgeber) bei gemeldeten
Verstößen und berechtigten Hinweisen, die einer Überprüfung standhalten, vor Repressalien
geschützt wird. Dafür errichtet Walther eine Meldestelle, die über verschiedene Meldekanäle
erreicht werden kann. Hierbei soll diese Richtlinie die ausreichende Berücksichtigung der
berechtigten Interessen des Unternehmens, der Hinweisgeber und der involvierten Personen
gewährleisten.
1.2 Geltungsbereich
Diese Richtlinie findet Geltung für
• Carl Kurt Walther GmbH & Co. KG, Haan
• Walther s.a.r.l., Lisses (F)
• Walther Technik GmbH & Co. KG, Haan
• Walther & Walther GmbH & Co.KG Haan
II. Begriffsbestimmungen
2.1 Verstöße
Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen,
unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder
Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fallen.
Hierunter fallen u.a. folgende Vorschriften und Bundesgesetze:
• Geldwäschegesetz
• Steuergesetze
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
• Verbraucherschutz
• Wettbewerbsrecht
• Datenschutz und Datensicherheit
• Umweltschutz
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2.2 Hinweise
Hinweise sind Informationen über Verstöße, die auf begründete Verdachtsmomente oder Wissen
über tatsächliche Verstöße basieren, die bereits begangen wurden oder erfolgen werden, sowie
das Wissen über Verschleierung solcher Verstöße.
2.3 Hinweisgeber
Hinweisgeber ist jede Person egal ob Mitarbeiter, ehemaliger Mitarbeiter, Kunde, Lieferant oder
sonstiger Dritter, die Hinweise auf Verstöße im Sinne von Kapitel 2.1 an die interne Meldestelle
über einen von ihr gewählten Meldeweg meldet.
2.4 Meldestelle
Die gesetzlich geforderte interne Meldestelle ist bei Walther durch die Ombudsperson,
Herr Prof. Dr. Jonas Tritschler gegeben.
2.5 Meldekanäle
Die Ombudsperson kann über das Internetformular oder per E-Mail benachrichtigt werden. Eine
Benachrichtigung kann über die Die E-Mailadresse Meldestelle@walther-praezision.de oder als
Sprachnachricht auf die hierfür unter TEL: 02129/567-1799 eingerichtete Sprachbox erfolgen.
Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der
Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden
Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
III. Ablauf der Untersuchung
Nach Eingang einer Meldung (Hinweise) einer hinweisgebenden Person wird der Sachverhalt
geprüft.
Die Identität aller von einer Meldung betroffenen Personen, von ihnen aber auch von ggfls. sonst
noch beteiligten Personen, bleibt für die Dauer des internen Meldeprozesses grundsätzlich
vertraulich und unbefugten Mitarbeitern ist der Zugriff hierauf verwehrt.
Zeitnah erhält der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung.
Die Ombudsperson hält den Kontakt mit dem Hinweisgeber, bittet, sofern erforderlich, um weitere
Informationen und gibt dem Hinweisgeber Rückmeldung.
Die Rückmeldung über Folgemaßnahmen erfolgt in einem angemessenen zeitlichen Rahmen, der
sich an der Schwere des Verdachts aber auch der Schwierigkeit der Untersuchung richtet. Sollte,
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aus welchen Gründen auch immer, der Eingang der Meldung mangels Erreichbarkeit des
Meldenden nicht bestätigt werden können, läuft die Frist in jedem Fall drei Monate nach Eingang
der Meldung ab.
Vor einer internen Untersuchung erfolgt eine Bewertung der Stichhaltigkeit durch Prüfung oder
Evaluierung des Vorwurfes. Daher muss nicht jedem Hinweis nachgegangen werden, da
ansonsten die Gefahr von denunzierenden Meldungen und einer Überlastung oder einem
Missbrauch der Meldestelle möglich wäre. Es gilt die Unschuldsvermutung. Sollte diese Prüfung
den vorgeworfenen Verstoß bejahen, erfolgt eine interne Untersuchung. Hierbei wird zunächst
recherchiert und die für diesen speziellen Fall der Untersuchung notwendigen Maßnahmen
geplant. Dies kann auch die Einbeziehung von, beruflich zur Verschwiegenheit verpflichteten,
Dritten, wie z.B. externe Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer beinhalten. Im
Anschluss wird die Untersuchung durchgeführt und ein Untersuchungsbericht erstellt. Sollte die
Untersuchung das Verdachtsmoment des Verstoßes erhärten, werden notwendige Maßnahmen
eingeleitet.
Alle Meldungen werden dokumentiert und archiviert. Die Unterlagen umfassen den Hinweisgeber
sowie die Meldung mit allen übergebenen Dokumenten.
Bei mündlich erfolgter Meldung erfolgt die Dokumentation durch von der Ombudsperson erstellte
protokollarische Abschrift des gesprochenen Wortes.
Gesetzliche Anforderungen zum Ablauf der Untersuchung
Die interne Meldestelle
1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben
Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG
fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 HinSchG).
Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der
Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die
Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine
Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne
Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand
einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden (§ 17
Abs. 1 HinSchG).
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IV. Schutz vor Repressalien
Im Falle einer Meldung von Verstößen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, in Bezug
auf Verstöße, sowie in Bezug auf Verschleierung solcher Verstöße, ist der Hinweisgeber vor
Repressalien, einschließlich der Androhung von Repressalien zu schützen. Insbesondere
folgende Maßnahmen sind als „Vergeltung“ für einen Hinweis untersagt:
• Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen;
• Herabstufung oder Versagung einer Beförderung;
• Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, Änderung der
Arbeitszeit;
• Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen;
• negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses;
• Disziplinarmaßnahme, Rüge oder sonstige Sanktion einschließlich finanzieller
Sanktionen;
• Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung;
• Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung;
• Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag
in Fällen, in denen der Arbeitnehmer zu Recht erwarten durfte, einen unbefristeten
Arbeitsvertrag angeboten zu bekommen;
• Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
• Schädigung (einschließlich Rufschädigung), insbesondere in den sozialen Medien, oder
Herbeiführung finanzieller Verluste (einschließlich Auftrags- oder Einnahmeverluste);
• Erfassung des Hinweisgebers auf einer „schwarzen Liste“ auf Basis einer informellen oder
formellen sektor- oder branchenspezifischen Vereinbarung mit der Folge, dass der
Hinweisgeber sektor- oder branchenweit keine Beschäftigung mehr findet;
• vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen;
• Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung.
V. Bekanntgabe und Inkrafttreten
Walther wird die Hinweisgeberrichtlinie per Aushang bekannt geben. Sie tritt am 1. Dezember
2023 in Kraft. Walther wird im Rahmen des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter das Thema
Hinweisgeberschutzgesetz verweisen.
